Kierkegaard, den danske filosofen sa bl.a. att man måste möta människor där de befinner sig, för att sedan leda dem därifrån. Att leda människor i kreativa möten kräver många kompetenser – vi har samlat de roller man som processledare kan behöva besitta för att säkerställa goda förutsättningar för idégenerering.
01. Processledare – Våga släppa kontrollen
Det finns hårda och mjuka processer. De hårda har ett tydligt mål och fokus är på att så snabbt som möjligt komma dit med så få fel som möjligt. Här är fokus på att leta fel och korrigera samt att effektivisera processen.
Den kreativa processen är en mjuk process. De mjuka processerna har mer en vision än ett mål. Om det finns ett mål så är det rörligt, dvs det kommer att ändra sig under processens gång. Fokus i en mjuk process är att vara nyfiken och att leta efter det nya och efter ny kunskap. Processen är iterativ och ny insikt och kunskap förändrar målet. Målet i en mjuk process är lärande för att skapa en ny, ännu bättre lösning.
I en mjuk process måste man är villig att släppa kontrollen. Som processledare måste du visa att du tror på deltagarnas förmåga att hitta nya lösningar även om det emellanåt känns ”hopplöst”.
En ledare är en som leder och som andra följer. Det man leder är själva processen dvs en steg för steg aktivitet som närmar sig målet. Allt med bibehållet självförtroende och energi. En processledare kan ta ansvar för allt i processen, utom vilka idéer som deltagarna kommer på.
02. Katalysator – påverka processen utan att delta i den
En katalysator är en ”grej” som påverkar processen utan att delta i den. Med andra ord så kan/ska processledaren inte bidra med idéer eller tips på lösningar, vilket kan vara väl så svårt när man är engagerad i uppgiften. En idé som processledaren bidrar med kommer nästan alltid att negligeras.
Om processledaren kommer med idéer kan det även uppfattas som en indirekt kritik av gruppens arbete.
03. Inspiratör – visa att kreativitet leder till framgång
Att inspirera andra är inte lätt. Man bör tydligt visa att man tror på gruppens förmåga att lyckas och man kan även plocka fram andra exempel som visar på att det kreativa tänkandet lett till framgång. Det kan vara både exempel från den aktuella gruppens/företagets verksamhet och/eller andra organisationer.
04. Lärare – förklara varför, men fokusera på skapandet
Väldigt få människor känner sig förtrogna med de verktyg och metoder som används i en kreativ workshop. I nästan alla andra möten är det andra typer av verktyg och arbetsprocesser. Det kan behövas en ”formell förklaring” av varför just detta verktyget används och hur det rent praktiskt fungerar.
Det är dock viktigt att gruppen inte har sitt fokus på att värdera verktyget utan att använda det på avsett sätt.
05. Tidtagare – följ planen
Man kan nästan aldrig veta hur lång tid en övning eller metod kommer att ta i just den här gruppen. Tiden kan lätt rinna iväg och gruppen blir missmodig när de inte ser att de kommer i mål. Att hålla de tider man i förväg planerat är viktig, även om detta innebär att man bryter en övning lite tidigare än planerat eller att man tom hoppar över en övning.
Detta kräver ganska lång erfarenhet för att hantera på ett smidigt sätt dvs på ett sätt som inte gör gruppen misstänksam eller missmodig. Det är oftast inte mer än 75% man kan förbereda inför en workshop. De resterande 25% blir ad-hoc. Mod, flexibilitet och ett gott humör är processledarens bästa vänner.
06. Showman – Skapa avbrott och tänk på annat
Energi är ett viktigt inslag i en kreativ workshop. Det är arbetsamt att tänka nytt och att ”mentalt brottas” både med sitt eget tvivel, och övriga deltagares. Lite show kan vara på sin plats för att skapa tillfälligt-avbrott och få gruppen att tänka på annat en stund. Detta kan vara allt ifrån en lustig film, en provocerande uppgift, fysisk rörelse, sång och musik, en enkel tävling eller bara en rolig historia.
07. Coach – se till att man släpper prestationsångesten
En coach är lite som en katalysator med den skillnaden att det sker interaktion med deltagarna istället för med själva processen. Olika människor behöver olika coachning. En del behöver mkt uppmuntran och hjälp att få ta plats medan andra precis tvärtom. Alla behöver dock uppmuntran, ofta i form av positiva och framåtriktade frågor.
Ibland kan man coacha hela gruppen samtidigt och ibland får man ägna sig åt den enskilde någon minut. Viktigast i coachrollen är att få deltagarna att släppa sin prestationsångest. Varje idé som skapas ska bemötas med respekt och uppmuntran. Det leder till fler idéer och slutligen kanske till den där fantastiska idén som löser hele uppgiften.
Som i alla coachande situationer är frågor ett bra verktyg. Frågor som ställs med ärligt uppsåt och respekt skapar insikt hos den coachade och självförtroende.
08. Provokatör – kom ur trygghetszonen (boxen)
Att tänka nytt handlar bl.a. om att lämna sin trygghetszon. För att göra det kan man behöva bli provocerad. Inte provokation för att irritera utan för att sporra deltagarna att ta ut svängarna än mer. Ibland räcker det med en provokation som innebär att grupperna tävlar mot varandra. Att säga att du sett en fantastisk idé i den andra gruppen och småle, kan fungera som bränsle i den kreativa elden.
Ett annat sätt att driva på processen är frågan: Hur ser nästa utvecklingssteg ut?
Svaren hjälper gruppen att steg för steg tankemässigt vandra längre och längre bort från det trygga och in i det framtida. Efter ett tag blir även detta nya ställe en trygg plats, med konkurrenskraft.
09. Medlare – lös konflikter
Det kan mycket väl ske att deltagarna glömmer att acceptera och bidra till en kollegas idé. Detta för att den är helt tvärtemot de idéer du själva har. Detta är ett naturligt beteende men om det uppstår en ”konflikt” i gruppen kommer detta att gå ut över idéproduktionen och möjligheten att nå en bra lösning.
Beroende på konflikt-deltagarnas personlighet kan man hantera detta på olika sätt. Är de båda öppna och extroverta kan man låta dem ”utkämpa” sin strid öppet. Det kan vara att man ska balansera på ett (1) ben längst eller kasta papperstussar i en korg etc etc. Ofta inser båda det skrattretande i konflikten och tar sitt förnuft till fånga.
I andra fall kan man använda en paus och prata med båda i sin roll som processledare och förklara varför deras beteende förstör. Ytterligare ett sätt är att ”parkera” just de idéerna separat för att återkomma till dem senare i processen då alla fått mer insikt om vilka lösningar som är möjliga.
10. Uppmuntrare – ingenting är omöjligt
En kreativ process är en ständig berg -och dalbana mellan hopp och förtvivlan. Att som processledare förklara att om det känns helt omöjligt så är det en bra indikation på att ni är på väg åt rätt håll. Lyfta fram några av de redan skapade idéerna och visa på hur nära målet de är.
Man kan även visa på externa exempel i ett historiskt perspektiv, där dagens lösning måste ha framstått som helt omöjlig för kanske bara 5-6 år sedan.
11. Roddare – Rigga miljön och se till att allt är tillgängligt
Det är oerhört viktigt att det redan då man kommer till möteslokalen inser att detta är en annorlunda dag/möte. Det måste finnas element som skapar oreda och ger känslan av att idag är allt tillåtet och ju mer galet vi tänker desto större chans har vi att hitta något nytt och konkurrensmässigt.
Det är viktigt att deltagarna är medvetna om stegen i den kreativa processen, att det kommer en tid längre fram i processen då man får värdera idéerna. Detta kan man visa fysiskt och grafiskt i form av bilder och olika typer av attribut och möblering i lokalen.
Den idealiska situationen för en processledare är att ha en speciell lokal som kan ”riggas” för det aktuella ändamålet och syftet.
Lokalen ska tydligt visa arbetsflödet och de metoder man använder får gärna vara integrerade i lokalens golv, väggar och möblering. Skrivytor är centralt för idéhantering i grupp. Det tänks mycket mer och snabbare än man normalt hinner notera. Med skrivytor lätt tillgängliga på alla upptänkliga ställen ger denna stadga till processen. Dessutom kan alla se och kommentera idén. Dessutom glöms den inte bort.
Det behövs också att man roddar lokalen med lämpliga distraktioner i form av tex fysiska övningar så som jonglera, kasta pil, spela bordtennis, hoppa hage, lyfta skrot, etc. Detta är förövrigt aktiviteter som enkelt kan inkluderas i själva processen. Att till exempel använda klossar för att bygga ett koncept av en idé, där varje kloss representerar en ny egenskap hos idén är ett väldigt effektivt och visuellt sätt att jämföra idéer.
Det är bra om man kan skapa olika atmosfär i olika delar av lokalen. Vi brukar prata om tre hörn: Inspiration, Provokation, Reflektion. Att jobba med form, färg, material, ljus, ljud etc är ett bra sätt.